De ce proiectantul ajunge deseori profesor, suport tehnic si coordonator neplatit

Introducere

In multe proiecte din constructii, rolul proiectantului depaseste cu mult ceea ce a fost contractat initial.

Desi firma de proiectare livreaza:

consultant permanent pentru executanti si beneficiari.

Aceasta situatie este extrem de raspandita in industrie, dar rareori discutata deschis.

• planse;
• memorii;
• breviare;
• detalii;
• documentatie tehnica;
• liste si specificatii;
• in practica, proiectantul ajunge deseori sa indeplineasca si alte roluri:
• profesor;
• suport tehnic;
• coordonator informal;
• interpret al documentatiei;

Proiectarea nu se opreste intotdeauna la predarea documentatiei

In teorie, relatia este simpla:

beneficiarul implementeaza proiectul.

In practica insa, dupa predare incepe deseori o etapa informala de suport continuu.

Apar:

interpretari ale documentatiei.

De multe ori, aceste activitati nu sunt incluse explicit in pretul proiectului.

• proiectantul livreaza documentatia;
• executantul executa;
• telefoane;
• mesaje;
• solicitari de explicatii;
• intrebari repetitive;
• clarificari;
• coordonare verbala;

Executantii nu au intotdeauna personal tehnic suficient pentru interpretarea proiectelor

Una dintre cauzele principale ale acestei situatii este lipsa personalului tehnic suficient pregatit in unele echipe de executie.

In multe santiere:

coordonarea este dificila.

In aceste conditii, executantii aleg deseori varianta cea mai rapida:

„sunam proiectantul”.

Astfel, in loc ca documentatia sa fie analizata integral si corelata intern, proiectantul este utilizat ca sursa permanenta de interpretare si validare.

• proiectele sunt voluminoase;
• informatia este dispersata;
• timpul este limitat;
• echipele sunt suprasolicitate;

Informatiile exista deseori deja in proiect

Un aspect important este ca multe intrebari adresate proiectantilor nu apar din lipsa informatiei, ci din lipsa timpului sau a disponibilitatii de a analiza complet documentatia.

Se intampla frecvent ca informatia:

o interpretare directa din partea proiectantului.

Astfel, proiectantul ajunge sa repete verbal informatii deja livrate in documentatie.

• sa existe in planse;
• sa existe in memorii;
• sa existe in detalii;
• sa existe in scheme;
• sa existe in tabele;
• dar executantul sau beneficiarul sa prefere:
• o explicatie verbala rapida;
• o confirmare telefonica;

Proiectantul devine profesor tehnic

In multe situatii, discutiile depasesc simpla clarificare.

Executantii sau beneficiarii cer:

explicatii despre executie.

Astfel, proiectantul ajunge sa tina informal lectii tehnice si sesiuni de instruire neincluse in contractul initial.

Aceasta problema apare mai ales atunci cand:

lipsesc specialisti intermediari intre proiectare si executie.

• explicatii despre montaj;
• explicatii despre trasee;
• explicatii despre alegerea solutiei;
• explicatii despre componente;
• explicatii despre functionare;
• echipele sunt slab coordonate;
• personalul este insuficient pregatit;
• nu exista timp pentru studierea documentatiei;

Suportul telefonic pare mic, dar consuma enorm de mult timp

Multe firme trateaza suportul telefonic ca fiind nesemnificativ:

„a fost doar un telefon de cateva minute”.

In realitate, intreruperile permanente afecteaza puternic activitatea tehnica.

Un specialist care lucreaza concentrat pe un proiect trebuie:

sa reintre ulterior in fluxul tehnic.

Astfel, cateva minute de apel pot produce zeci de minute de pierdere reala de focus si productivitate.

Pe termen lung, aceste intreruperi:

cresc riscul de erori.

• sa intrerupa activitatea;
• sa schimbe contextul;
• sa analizeze intrebarea;
• cresc stresul;
• reduc productivitatea;
• intarzie livrarea;

Costul timpului specialistilor este foarte mare

In multe firme, timpul specialistilor este consumat pe suport informal fara a fi analizat economic.

Exemple orientative de cost salarial total pentru firma:

pauze operationale.

Astfel, fiecare ora consumata pe suport nefacturat devine costisitoare pentru firma.

• Specialist cu 5.000 lei net
• cost aproximativ pentru firma: ~8.700 lei/luna
• Specialist cu 7.000 lei net
• cost aproximativ pentru firma: ~12.300 lei/luna
• Specialist cu 10.000 lei net
• cost aproximativ pentru firma: ~17.500 lei/luna
• Specialist senior cu 15.000 lei net
• cost aproximativ pentru firma: ~26.000 lei/luna
• In paralel, timpul productiv real este mai mic decat cele aproximativ 168 ore contractuale deoarece include:
• sedinte;
• coordonare;
• clarificari;
• verificari;
• exporturi;
• intreruperi;
• perioade administrative;
• concedii;

Proiectantul ajunge si coordonator informal

In multe proiecte, proiectantul este impins si catre rol de coordonare informala:

intre beneficiar si santier.

De multe ori, aceasta coordonare:

nu este tarifata separat.

Totusi, ea consuma:

focus tehnic.

• intre specialitati;
• intre executanti;
• intre furnizori;
• nu este contractata;
• nu este limitata;
• timp;
• energie;
• responsabilitate;

Beneficiarii confunda deseori proiectarea cu suportul nelimitat

Multi beneficiari percep proiectarea ca:

„platesc proiectul si pot suna oricand pentru orice”.

Problema este ca:

sunt activitati diferite.

Daca toate sunt incluse implicit in acelasi pret, proiectul poate deveni rapid neprofitabil pentru firma de proiectare.

• proiectarea;
• consultanta;
• asistenta tehnica;
• instruirea;
• coordonarea;
• suportul permanent;

De ce multe firme tolereaza aceasta situatie

Multe firme accepta aceste probleme deoarece:

suportul gratuit a devenit „normalizat”.

In timp insa, acest model produce:

dificultati de scalare.

• piata este foarte competitiva;
• exista presiune pe pret;
• relatiile sunt informale;
• exista teama de a pierde clienti;
• suprasolicitare;
• stres;
• haos operational;
• profitabilitate redusa;

Lipsa standardizarii amplifica problema

Daca:

atunci nevoia de suport creste si mai mult.

De aceea, standardizarea si organizarea mai clara a informatiei devin extrem de importante.

• informatia este greu de urmarit;
• proiectele sunt organizate diferit;
• livrabilele nu sunt clare;
• geometria este dificil de interpretat;

Cum incearca KORQX sa reduca aceste probleme

KORQX urmareste reducerea unei parti din aceste probleme prin:

reducerea activitatilor repetitive.

Scopul nu este eliminarea comunicarii.

Scopul este reducerea dependentei de:

coordonare informala haotica.

• viewer 3D;
• organizare mai clara;
• acces rapid la informatie;
• standardizare;
• trasabilitate;
• modificari punctuale rapide;
• centralizarea datelor;
• explicatii repetitive;
• interpretari continue;
• suport verbal permanent;

Automatizarea nu elimina responsabilitatea tehnica

Chiar si cu automatizare, specialistul ramane esential pentru:

adaptarea solutiilor.

Totusi, automatizarea poate reduce timpul consumat pe activitati repetitive si poate permite specialistilor sa isi foloseasca timpul mai eficient.

• verificare;
• validare;
• decizii tehnice;
• controlul calitatii;
• situatii complexe;

Viitorul proiectarii va necesita delimitarea mai clara a rolurilor

Pe masura ce proiectele devin mai complexe si timpul specialistilor mai valoros, industria va avea nevoie de delimitari mai clare intre:

instruire.

Fara aceasta separare, firmele de proiectare risca sa continue sa consume timp foarte valoros pe activitati necontrolate si nefacturate.

• proiectare;
• consultanta;
• suport tehnic;
• coordonare;
• asistenta de executie;

Concluzie

In multe proiecte, proiectantul ajunge simultan:

responsabil pentru lipsa de organizare a altora.

Aceasta situatie consuma:

profitabilitate.

KORQX urmareste sa reduca o parte din aceste probleme prin automatizare, standardizare si organizare mai clara a informatiei.

Scopul este ca specialistii sa petreaca mai putin timp pe explicatii repetitive si mai mult timp pe activitatea tehnica pentru care au fost pregatiti.

• proiectant;
• profesor;
• suport tehnic;
• coordonator informal;
• interpret al documentatiei;
• timp;
• focus;
• energie;
• productivitate;