De ce firmele de proiectare pierd bani fara sa isi dea seama

Introducere

In multe firme de proiectare exista impresia ca problema principala este lipsa proiectelor sau nivelul redus al tarifelor.

In realitate, o parte importanta din pierderi apare din interiorul activitatii zilnice si nu este observata suficient.

Multe firme:

timpul pare insuficient permanent.

Problema este ca o mare parte din timpul consumat in proiectare nu este facturat direct si nici analizat corect.

• lucreaza permanent;
• au proiecte active;
• au echipe ocupate;
• livreaza constant;
• si totusi:
• profitabilitatea este mica;
• presiunea financiara este mare;
• cashflow-ul este instabil;
• echipele sunt suprasolicitate;

Timpul nefacturat este mai mare decat pare

In multe proiecte, firma factureaza:

livrabilele finale.

Totusi, in paralel, sunt consumate foarte multe ore pe activitati care:

sunt considerate „normale”.

Aceste activitati includ:

recuperare informatii.

In multe situatii, timpul consumat pe aceste activitati devine comparabil cu timpul efectiv de proiectare tehnica.

• desenarea;
• modelarea;
• documentatia;
• verificarile principale;
• nu sunt facturate;
• nu sunt estimate corect;
• telefoane;
• clarificari repetitive;
• sedinte;
• coordonare;
• suport pentru executanti;
• reorganizare;
• modificari;
• refaceri;
• exporturi;
• transmiterea fisierelor;
• urmarirea platilor;
• comunicare intre specialitati;

Suportul gratuit consuma profitul proiectului

Una dintre cele mai mari probleme din proiectare este suportul gratuit oferit dupa predare.

In practica, proiectantul ajunge deseori:

sa clarifice permanent modificari.

De multe ori, aceste activitati:

nu sunt limitate clar.

Astfel, proiectul continua sa consume timp si dupa predare, fara venit suplimentar real.

• sa explice proiectul;
• sa raspunda la intrebari repetitive;
• sa indice informatii deja existente in documentatie;
• sa coordoneze indirect executia;
• sa ofere suport tehnic telefonic;
• nu sunt incluse in oferta;
• nu sunt facturate;

Modificarile mici produc costuri mari

In multe firme exista impresia ca:

„este doar o mica modificare”.

In realitate, o modificare aparent minora poate produce:

noi clarificari.

Pe termen lung, acumularea acestor modificari reduce puternic productivitatea echipei.

• refaceri in mai multe planse;
• verificari suplimentare;
• actualizare documentatie;
• retransmitere fisiere;
• coordonare intre specialitati;
• reexporturi;

Costul intreruperilor este subestimat

In proiectarea tehnica, focusul este extrem de important.

Totusi, in multe firme:

fragmenteaza permanent activitatea specialistilor.

Un apel de cateva minute poate intrerupe procesul tehnic pentru perioade mult mai lungi.

In timp, aceste intreruperi:

cresc stresul operational.

• telefoanele;
• mesajele;
• solicitarile urgente;
• clarificarile;
• modificarile continue;
• cresc timpul total de productie;
• reduc calitatea;
• cresc riscul de erori;

Timpul productiv real este mult mai mic decat timpul contractual

In mod teoretic, un specialist lucreaza aproximativ 168 ore lunar.

In practica insa, timpul efectiv productiv este mult mai redus.

Din timpul lunar trebuie scazute:

intreruperile.

Astfel, timpul productiv real poate ajunge la:

uneori chiar mai putin in perioade foarte fragmentate.

• sedintele;
• coordonarea;
• clarificarile;
• suportul tehnic;
• reorganizarea;
• verificarile;
• perioadele administrative;
• pauzele operationale;
• concediile;
• aproximativ 100–120 ore/luna;

Costul real al specialistilor este foarte mare

In multe firme se analizeaza doar salariul net al angajatilor.

Totusi, costul complet suportat de firma este semnificativ mai mare.

Exemple orientative:

perioade fara productivitate directa.

Astfel, fiecare ora pierduta prin haos operational, refaceri sau suport nefacturat are impact financiar direct asupra firmei.

• Specialist cu 5.000 lei net
• cost total aproximativ pentru firma: ~8.700 lei/luna
• Specialist cu 7.000 lei net
• cost total aproximativ pentru firma: ~12.300 lei/luna
• Specialist cu 10.000 lei net
• cost total aproximativ pentru firma: ~17.500 lei/luna
• Specialist senior cu 15.000 lei net
• cost total aproximativ pentru firma: ~26.000 lei/luna
• La acestea se adauga:
• licente software;
• echipamente;
• spatiu de lucru;
• management;
• costuri administrative;

Multe firme par profitabile doar pentru ca timpul real nu este contabilizat corect

In practica, multe firme:

procesele sunt slab standardizate.

De multe ori, proprietarii compenseaza aceste probleme prin:

tolerarea haosului operational.

• lucreaza foarte mult;
• livreaza constant;
• au echipe ocupate permanent;
• dar profitabilitatea reala este redusa deoarece:
• timpul nefacturat este foarte mare;
• suportul gratuit consuma resurse;
• refacerile sunt frecvente;
• comunicarea este excesiva;
• ore suplimentare;
• implicare personala foarte mare;
• disponibilitate permanenta;

De ce automatizarea si standardizarea devin importante

Automatizarea nu inseamna doar desenare mai rapida.

Una dintre cele mai importante directii este reducerea timpului consumat pe activitati repetitive si neproductive.

KORQX urmareste:

reducerea dependentei de comunicare informala.

Scopul este ca specialistii sa petreaca mai mult timp pe activitati tehnice cu valoare reala si mai putin timp pe:

suport nefacturat.

• standardizarea fluxurilor;
• reducerea refacerilor;
• modificari punctuale rapide;
• regenerare accelerata;
• organizare unitara;
• viewer 3D;
• acces mai rapid la informatii;
• reducerea activitatilor repetitive;
• reorganizare;
• refaceri;
• clarificari repetitive;
• operatiuni administrative;

Profitabilitatea reala depinde de eficienta operationala

In proiectarea constructiilor, problema nu este doar cate proiecte are o firma.

Problema reala este:

cat de standardizate sunt fluxurile.

Pe masura ce complexitatea proiectelor creste, eficienta operationala si automatizarea devin din ce in ce mai importante pentru firmele de proiectare si executie.

KORQX urmareste dezvoltarea unor fluxuri care sa contribuie la reducerea acestor probleme prin automatizare, standardizare si accelerarea activitatilor repetitive din proiectarea constructiilor si instalatiilor.

• cat timp consuma fiecare proiect;
• cat timp este nefacturat;
• cat suport gratuit exista;
• cat de fragmentata este activitatea;